Sobre Colciencias

Sistema de Gestión de la Calidad - S.G.C. Modelo Estándar de Control Interno - MECI

 

Colciencias en cumplimiento de la Ley 872 de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Sector Público y en entidades prestadoras de servicios, y el Decreto 4110 de 2004, con el que se adopta la  NTCGP 1000:2009, presenta los lineamientos del Sistema de Gestión de la Calidad – SGC para el Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación - Colciencias.

Lo anterior, en concordancia con la Política Nacional de Fomento a la Investigación y la Innovación, la Ley 1286 de 2009, el Decreto 1904 de 2009 y el Conpes 3582 de Ciencia, Tecnología e Innovación, que redireccionan y fortalecen el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación - SNCTI, con el fin de lograr un modelo productivo sustentado en la ciencia, la tecnología y la innovación - CTI.

Certificados de Calidad

En ceremonia realizada el 24 de octubre de 2011 la firma certificadora Bureau Veritas entregó de manera oficial el certificado de calidad al Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación, Colciencias.

El director de Colciencias, Dr. Jaime Restrepo Cuartas recibió de manos de Claudia Pensamiento, Directora encargada de la firma certificadora Bureau Veritas Colombia el documento público que da fe del resultado de la evaluación de la conformidad del sistema de gestión de la calidad con respecto a los requisitos establecidos por la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública 1000 versión 2009 y la Norma Internacional ISO 9001 versión 2008."

Política del S.G.C.

Colciencias está comprometido con la formulación, implementación y evaluación de la Política Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación y su respectiva ejecución por parte de los actores del SNCTI, creando las condiciones para que el conocimiento sea un instrumento de desarrollo económico y social.

Afianzar este propósito, demanda el mejoramiento continúo de procesos y servicios, con un equipo humano calificado y comprometido, recursos físicos, tecnológicos y financieros que contribuyan con la mejora continua institucional.

Objetivos del S.G.C.

  • Garantizar por medio del modelo de operación por procesos la formulación y orientación de la Política Nacional de CTI, de manera efectiva y coordinada con los agentes del SNCTI, y desarrollar acciones para la apropiación del conocimiento.
  • Contribuir al desarrollo de las capacidades de CTI del país, por medio del óptimo desempeño de la operación interna de Colciencias.
  • Fomentar un equipo humano comprometido y capacitado.
  • Mejorar continuamente el Sistema de Gestión de la Calidad en el Departamento.

Alcance del S.G.C.

En Colciencias el alcance del S.G.C. cubre todos los procesos determinados en el mapa de macro procesos de la entidad y cumple con los requisitos establecidos en la norma NTCGP1000:2004, respondiendo así a las necesidades y expectativas de los usuarios y/o ciudadanos.

Mapa de Macroprocesos

Refleja la gestión y el cumplimiento de la misión de la entidad mediante la gestión por procesos, garantizando el cumplimiento de las necesidades y expectativas de los usuarios y/o ciudadanos.

Mapa de Macroprocesos de Colciencias

Procesos Estratégicos

Macroproceso
Proceso
Reglamento
Manual
Procedimiento
Instructivos
Formatos
Direccionamiento institucional G1
Planeación, seguimiento y evaluación institucional G101
Indicador
N.A.
Manual de planeación institucional G101MA01
Planeación institucional G101PR01
N.A.
Plan estratégico Institucional G101PR01F1
Plan de acción institucional. G101PR01F2
Plan de acción por dependencia. G101PR01F3
Plan de convocatorias G101PR01F4
Matriz de seguimiento al plan de acción por dependencia. G101PR01F5
Matriz de seguimiento al Plan de acción Institucional. G101PR01F6
Evaluación del Plan Estratégico Institucional. G101PR01F7
Hoja de vida de indicadores Sistema de Gestion de la Calidad G101PR01F8
Gestión de calidad G102
Indicadores de mejora
Indicador de producto - servicio no conforme
N.A.
Manual de Calidad del S.G.C. G102MC01
Anexo 1: Presentacion Departamento Administrativo de CT+I COLCIENCIAS
Anexo 2: Despliegue estrategico
Anexo 3: Matriz de numerales de la norma Vs requisitos
Anexo 4: Listado maestro de documentos
Anexo 5: Interrelaciones de  proceso
Anexo 6: Caracterizaciones de proceso
Elaboración y control de documentos G102PR01
N.A.
Matriz de interrelación de procesos G102MC01F1
Caracterizaciones de proceso G102MC01F2
Listado maestro de documentos del S.G.C. G102PR01F1
Creación, actualización o anulación de documentos del sistema de gestión de la calidad. G102PR01F2
Formulario de aprobación de documentos del SGC G102PR01F3
Listado de documentos obsoletos del SGC G102PR01F4
N.A.
N.A.
Listado maestro de control de registros G102PR02F2
Acciones correctivas y preventivas G102PR04
N.A.
Formulario Reporte y seguimiento de acciones correctivas o preventivas.G102PR04F1
Acta de Reunion  G102PR04F3
Asistencia a reuniones G102PR04F4
Control de servicio no conforme G102PR05
Anexo 1 Matriz de identificación del producto no conforme
N.A.
N.A.
Direccionamiento Del SNCTI
Planeación y seguimiento para el SNCTI G201
Indicador
N.A.
N.A.
Elaboración de documentos de política de CTI G201PR01
N.A.
N.A.
Formulación  y gestión de evaluaciones de política pública G201PR02
N.A.
Solicitud de evaluación de impacto G201PR02F1
Gestión de la información oficina asesora de planeación G201PR03
N.A.
N.A.

Procesos Misionales

  
Macroproceso
Proceso
Reglamento
Manual
Procedimiento
Instructivos / Guías
Formatos
Fomento a la investigación e innovación para la sociedad colombiana M1
Financiación de proyectos de CTI y formacion avanzada M101
Indicadores
N.A.
N.A.
Planeación, apertura y cierre de convocatorias M101PR01
N.A.
Prueba piloto de aplicativos M101PR01F1
N.A.
N.A.
Evaluación y decisión de programas y proyectos de CT+I  M101PR02
N.A.
Matriz relación para pago a evaluadores  nacionales M101PR02F1
Matriz relación para pago a evaluadores internacionales M101PR02F2
N.A.
N.A.
Seguimiento y evaluación a ejecución de programas y proyectos M101PR03
N.A.
Ayuda de memoria - visita de seguimiento financiero M101PR03F1
Formato informe de ejecución financiera consolidado M101PR03F2
Formato informe detallado de gastos por rubro M101PR03F3
Reglamento operatívo: Programa de jovenes investigadores e innovadores M101RE02
Reglamento operativo: Programa de formación doctoral M101RE03
N.A.
Convocatorias formación de investigadores e innovadores M101PR04
N.A.
Seguimiento JII M101PR04F1
Evaluaciones de los candidatos M101PR04F2
Reporte de entrevistas M101PR04F3
N.A.
N.A.
Beneficios tributarios M101PR05
N.A.
Revisión de carpetas exenciones de IVA M101PR05F1
Revisión de carpetas deduccion en renta M101PR05F2
Revisión de carpetas exenciones de renta M101PR05F3
Relacion de equipos con exencion de IVA M101PR05F4
Informe de avance o final de proyectos calificados por el CNBT M101PR05F5
Cuadro 1. Informe de resultados proyectos con deduccion tributaria aprobada M101PR05F6
Cuadro 2. Informe anual de ejecución presupuestal M101PR05F7
     Cuadro 3. Informe de la utilización del beneficio aprobado para deducción tributaria   M101PR05F8
Informe de la visita técnica de seguimiento M101PR05F9

 

Fortalecimiento de capacidades del SNCTI M2
Servicios científicos y tecnológicos M201
Indicadores
N.A.
N.A.
Clasificación de grupos de investigación M201PR01
N.A.
N.A.
Reconocimiento  de evaluadores pares M201PR02
N.A.
N.A.
Indexación de revistas especializadas de CTI M201PR03
N.A.
Control de entrega de revistas pares verificadores M201PR03F1
Homologación de revistas especializadas de CTI M201PR04
Anexo 1. Servicios de indexación y resumen utilizados para los procesos de indexación y homologación de revistas especializadas de CTI
N.A.
Listado de revistas extranjeras normalizado M201PR04F1
Revisión de resultados proceso de homologación M201PR04F2
Control de atención de usuarios Publindex M201PR04F3
Reconocimiento centros de investigación y centros de desarrollo tecnológico M201PR05
Guía de evaluación reconocimiento de centros de investigación o desarrollo tecnológico M201PR05G1
N.A.
Gestión de la CTI regional e internacional M3
Gestión regional M301
Indicadores
N.A.
N.A.
 
 
 
N.A.
N.A.
Informe tecnico M301PR01F1
N.A.
Formación y apropiación de los actores de Ondas M301PR02
N.A.
N.A.
N.A.
Conformación de comunidades - (Programa Ondas) M301PR03
N.A.
N.A.
N.A.
Gestión de conocimiento - (Programa Ondas) M301PR04
N.A.
Matriz de seguimiento gestión de conocimiento M301PR04F1
Seguimiento acompañamiento nacional - (Programa Ondas) M301PR05
N.A.
 Aprobación de registros momentos pedagógicos departamentales M301PR05F1
Gestión regional de Ciencia, Tecnología e Innovación CT+I M301PR06
N.A.
N.A.
 
 
 
 
 
 
Gestión Internacional M302
Indicadores
 
 
 
 
 
Reglamento operativo de las convocatoria de intercambio y movilidad internacionale de investigadores e innovadores M302RE01

 

 

 

 

 

 

 

N.A.

 

 

 

Gestión de relaciones internacionales en Ciencia, Tecnología e Innovación M302PR01
Instructivo para la suscripción de instrumentos de cooperación internacional en Ciencia, Tecnología e Innovación  M302PR01I1
Instructivo para la participación en comisiones mixtas de Ciencia, Tecnología e Innovación M302PR01I2
Ficha de análisis de relacion internacional para la Ciencia, Tecnología e Innovación M302PR01F1
 
 
 
Convocatorias de intercambio y de movilidad internacional de investigadores e innovadores M302PR02
N.A.
Carta de relación de documentación de la convocatoria de intercambio M302PR02F1
Carta de relación de documentación de la convocatoria de movilidad M302PR02F2
Carta de aceptación de términos de referencia y reglamento operativo de la convocatoria de intercambio o movilidad M302PR02F3
Comunicación, uso y apropiación del conocimiento M4
Comunicación institucional M401
Indicadores
N.A.
N.A.
N.A.
N.A.
N.A.
Organización y Participación en espacios de interacción con los actores del sistema-(ferias y eventos) M401PR02
N.A.
Propuesta de organización o participación en ferio o evento M401PR02F1
Relacionamiento con medios masivos (boletines de prensa, entrevistas, comunicados, radio, tv, prensa) M401PR04
N.A.
N.A.
Portal Institucional M401PR05
N.A
Formato para presentar eventos en portal institucional M401PR05F1
Apropiación social del conocimiento M402
Indicadores
N.A.
 
N.A.
Gestión de actividades, proyectos y programas para la apropiación social de CT+I M402PR01

 

 

Administración del centro de documentación y biblioteca M402PR02
Anexo 1. Guía para el desarrollo de colecciones
N.A.
Informe técnico contratos de apropiación social del conocimiento M402PR01F1
Formato informe técnico semana nacional de la ciencia, la tecnología y la innovación M402PR01F2
 
Orden de salida M402PR02F1
Préstamo interbibliotecario M402PR02F2
Atención a usuarios M402PR02F3
Registro de ingreso del material documental al CENDOC M402PR02F4
Listado de documentos a donar M402PR02F5
Control de prestamos M402PR02F6

Procesos de Apoyo

Macroproceso
Proceso
Reglamento
Manual
Procedimiento
Instructivos
Formatos
Gestión del talento humano A1
Gestión de personal A101
Indicador
N.A.
N.A.
Vinculación de personal A101PR01
N.A.
Formato verificación de estudios y experiencias A101PR01F1
Formato de estudio de verificacion de requisitos para encargos para otorgamiento de encargo cargos de carrera administrativa A101PR01F2
Formato verificación de documentos para posesión A101PR01F3
N.A.
N.A.
Evaluación del desempeño A101PR02
N.A.
N.A.
N.A.
N.A.
Liquidación y pago de nómina A101PR03
N.A.
Verificación de novedades de nómina A101PR03F1
N.A.
N.A.
Retiro de personal A101PR04
N.A.
Formato acta de informe de gestión realizada A101PR04F1
Formato entrega de bienes y documentos A101PR04F2
Desarrollo de personal A102
Indicador
N.A.
N.A.
Formulación y ejecución del programa de Bienestar A102PR01
N.A.
Formato inscripción eventos recreativos, deportivos y culturales A102PR01F1
Formato solicitud de crédito educativo para funcionarios A102PR01F2
Formato solicitud de auxilio educativo para hijos de funcionarios A102PR01F3
Formato evaluación de actividades participantes A102PR01F4
N.A.
N.A.
Formulación y Ejecución del Plan de Capacitación A102PR02
N.A.
Formato control de asistencia A102PR02F1
Formato evaluación eventos de capacitación A102PR02F2
Formato de solicitud de capacitación individual A102PR02F3
Formato medición de la eficacia de la capacitación A102PR02F4
Gestión de recursos financieros A2
Gestión presupuestal y pagos A201
Indicador
N.A.
N.A.
Gestión presupuestal y pagos A201PR01
N.A.
Notificación de pago A201PR01F1
Solicitud de información personal y tributaria-Personas naturales A201PR01F2
Solicitud de información personal y tributaria-Personas juridicas A201PR01F3
Bitacora de recibido de los comprobantes de pago - Prestacion de bienes y/o servicios A201PR01F4

 

Gestión financiera de recursos de banca multilateral A201PR02
N.A.
N.A.
Procedimiento para el ingreso, ejecución  y control de recursos del Fondo Francisco José de Caldas A201PR03
Anexo 1 Manual de inversiones
Anexo 2  Manual contable
Anexo 3 Reglamento del comite de inversiones
Anexo 4
Anexo 5
Anexo 6
Instructivo para el pago a evaluadores A201PR03I1
N.A.
Gestión contable A202
Indicador
N.A.
Manual de política contable A202MA01
Gestión Contable A202PR01
N.A.
N.A.
Gestion logística A3
Logística (Antes Administración de bienes A301)
Indicadores
N.A.
N.A.
Manejo cajas Menores A301PR01
Instructivo cajas menores A301PR01I01.
Comprobante de ingreso A301PR01I1F1
Nota débito A301PR01I1F2
Libro de bancos caja menor de viáticos A301PR01I1F3
Libro de bancos caja menor de evaluadores 2010  A301PR01I1F4
Conciliación bancaria A301PR01I1F5
Formato cumplido de comision A301PR01I1F6
Relacion pagos caja menor en viaticos A301PR01I1F7
Libro relacion de gastos generales de la caja menor de COLCIENCIAS A301PR01I1F8
Libro por rubro A301PR01I1F9
Libro auxiliar de bancos - caja menor gastos generales A301PR01I1F10
Recibo de ingreso A301PR01I1F11
Recibo de avance A301PR01I1F12
Recibo de caja A301PR01I1F13
Fondo de caja menor gastos generales conciliacion bancaria A301PR01I1F14
Diligencias institucionales - Transportes A301PR01I1F15
Diligencias institucionales - Parqueaderos A301PR01I1F16
Supervisión y seguimiento a contratos A301PR02
N.A
Acta de iniciación de contrato A301PR02F1
Recibido a satisfacción "Prestación de servicios / honorarios" A301PR02F2
Control de contratos A301PR02F3
Recibido a satisfacción "Servicios varios/compras" A301PR02F4
Recibido a satisfacción "Servicios Publicos" A301PR02F5

 

Administración de bienes de almacen A301PR03
N.A
Solicitud de elementos  A301PR03F1
Acta de entrega de inventario A301PR03F2
Control de registros y administración de la TRD A301PR04
N.A.
Solicitud actualización tablas de retención documental TRD A301PR04F1
Formato de solicitud /devolución de expedientes archivo central A301PR04F2
Formato de solicitud de fotocopias A301PR04F3
Atención al ciudadano A302
Indicador
N.A
 
N.A.
 
Atención al ciudadano A302PR01
N.A
Planilla de atención a ciudadanos A302PR01F1
Queja, reclamo o sugerencia A302PR01F2
Solicitud de información o consulta A302PR01F3
Derecho de petición A302PR01F4
Encuesta de satisfaccion A302PR01F6
Gestión legal A4
Gestión legal A401
Indicadores
N.A.
Manual de contratación A401MA01
Elaboración de Contratos / Convenios A401PR01
N.A.
N.A.
Legalización de Contratos / Convenios A401PR02
N.A.
N.A.
Adiciones a Contratos y convenios A401PR03
N.A.
N.A.
Prórrogas a Contratos/ Convenios A401PR04
N.A.
N.A.
Otrosí a Contratos / convenios A401PR05
N.A.
N.A.
Liquidación de contratos y convenios A401PR06
N.A.
N.A.
N.A.
N.A.
N.A.
Selección abreviada de menor cuantía A401PR08
N.A.
N.A.
Licitación Pública A401PR09
N.A.
N.A.
Contratación directa de prestación de servicios profesionales y de apoyo de gestión A401PR10
N.A.
Estudios previos contratación directa de prestación de servicios profesionales A401PR10F1
Verificación de requisitos contratación directa de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión A401PR10F2
Lista de chequeo documentos para solicitud de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión A401PR10F3
Operación del Comité de dirección. A401PR11
N.A.
Formato inscripción de temas para comité de dirección A401PR11F1
Tramite de Comisiones al exterior A401PR12
N.A.
Informe de comisión internacional  A401PR12F1
Selección y contratación de consultores con recursos de la banca multilateral A401PR13
N.A.
N.A.
Administración de servicios informáticos A5
Gestión de servicios informáticos A501
Indicadores
N.A.
N.A.
Mesa de servicio de TICs A501PR01
Anexo 1. Guía de reporte de mesa de servicios de TIC
Anexo 2: Lineamientos para el respaldo de la información institucional
Anexo3: Guía de manejo de etiquetas y filtros en el correo institucional
Anexo 4: Lineamientos para el respaldo de la información
Anexo 5: Documentación técnica para la gestión de servicios informáticos
Administración de cuentas de usuario para ORFEO A501PR01I1
Creación y/o modificación de usuarios en el LDAP y la plataforma de comunicaciones Google APPS A501PR01I2
Gestión de usuarios del sistema administrativo y financiero integrado - SAFI A501PR01I3
Creación y/o modificación de usuarios en el sistema de información para la gestión de proyectos - SIGP A501PR01I4
Instructivo creación, actualización y eliminación de cuentas de usuarios de red A501PR01I5
Formato  Control de  Cintas de Respaldo Enviadas a Custodia  A501PR01F1.
Lista de chequeo para el mantenimiento preventivo de equipos de computo A501PR01F2
Formato de gestión de cuentas A501PR01F3
Procedimiento Gestión de Cambios de Soluciones Automatizadas A501PR02
 
N.A.
 
Formato de requerimiento A501PR02F1
Matriz de Trazabilidad de Solicitudes de Cambios A501PR02F2
Formato de Pruebas Funcionales de Aceptación A501PR02F3

Procesos de Evaluación

Macroproceso
Proceso
Reglamento
Manual
Procedimiento
Instructivos
Formatos
Evaluación y control E1
Evaluación y control E101
Indicadores
N.A.
N.A.
Auditorías, seguimiento y evaluaciones de actividades institucionales E101PR01
N.A.
Informe de auditoría, seguimiento y evaluación de actividades institucionales E101PR01F1
Valoración, seguimiento y evaluación del riesgo E101PR02
N.A.
Matriz mapa de riesgos E101PR02F1 / Matriz mitigación del riesgo E101PR02F2   / Matriz plan manejo de riesgos E101PR02F3
 
Auditorias internas de calidad E101PR03
Instructivo de selección y capacitación de auditores internos E101PR03I1
Selección de responsabilidades de auditor lider E101PR03F1
Selección y responsabilidades de auditores E101PR03F2
Programa de auditorias E101PR03F3
Plan de auditoria E101PR03F4
Lista de chequeo auditoria interna de calidad E101PR03F5
Informe de auditoria interna de calidad E101PR03F6
Evaluación de auditores E101PR03F7

Modelos del S.G.C.

Modelos de los Documentos del S.G.C.
Proceso
Tipo
Nombre
Gestión de Calidad                               
Documentos del S.G.C           
Caracterización de Proceso
Reglamento
Manual
Procedimiento
Instructivo
Financiación de proyectos de CT+I y Formación Avanzada
Evaluación de Proyectos
Declaración con respecto a conflicto de intereses y confidencialidad para evaluadores de COLCIENCIAS
Cronograma
Matriz de perfiles de evaluadores
Matriz conformación de paneles
Matriz consolidación de conceptos previos
Matriz de evaluación del panel
Servicios científicos y tecnológicos
Reconocimiento de Centros
Plan estrátegico para reconocimiento de centros de investigación o desarrollo tecnológico
Gestion de personal
Permisos
Solicitud de permisos
Gestión presupuestal y pagos
Solicitud de CDP CDR
Solicitud de CDP
Solicitud de CDR

 

 

SITE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

 

Normograma

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